برای گرفتن وقت سفارت سوئد، نیاز به مراجعه هیچ کارگزاری نیست و این سفارت با هیچ و آژانس و کارگزاری طرف قرارداد نمی باشد و افراد متقاضی اخذ وقت سفارت سوئد می‌توانند با مراجعه به سایت اداره مهاجرت سوئد و ارائه درخواست به صورت اینترنتی و آنلاین، درخواست رزرو وقت قبلی دهند.

• ابتدا لازم است به آدرس اینترنتی سفارت سوئد www.swedenabroad.se/tehran مراجعه کرده و از طریق سوالات متداول در قسمت How can I get an appointment to visit بر روی کلمه اینجا کلیک کنید.
• پس از کلیک مستقیما به سایت اداره مهاجرت سوئد منتقل خواهید شد.
• پس از ورود به سایت باید فرم مربوطه به صورت کامل پر نمایید، چون فرم انگلیسی است، ممکن است اشتباه نمایید، پیشنهاد می شود که خودتان این کار را انجام نداده و با کارشناسان حالارو تماس حاصل نمایید.
• بعد از تکمیل فرم درخواست ویزا و پرداخت هزینه‌ی مورد نیاز از طریق کارت‌های اعتباری بین‌المللی، درخواست شما ثبت نهایی خواهد شد و مورد بررسی قرار خواهد گرفت و نتیجه‌ی آن به اطلاع شما خواهد رسید. 

هزینه مورد نیاز برای تعیین وقت سفارت سوئد به عوامل گوناگونی بستگی دارد، از جمله سن متقاضی، نوع اقامت و نوع خدماتی که قصد دارید در سوئد دریافت کنید.

اگر هدف شخص از مراجعه به سوئد، گردشگری باشد و زیر ۶ سال سن داشته باشد، هزینه‌ی ویزای وی رایگان خواهد بود. متقاضیانی که ۶ الی ۱۲ سال سن دارند، هزینه‌ی ویزا را به صورت نیم‌بها پرداخت خواهند کرد و متقاضیان بالغی که بیش از ۱۲ سال سن دارند، می‌بایست مبلغ ۸۵ یورو را به صورت آنلاین بپردازند.